Для создания базы данных следует определить структуру таблицы: количество и названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Окно Конструктора (рис. 1.4) состоит из двух частей. В верхней части экрана задают структуру таблицы (названия полей, их тип и комментарии, если в них есть необходимость), нижняя часть экрана отводится под свойства полей.

Каждому полю таблицы присваивается имя, которое не может содержать более 64 символов. В нижней части экрана определяют тип поля и отдельные его характеристики. Набор возможных характеристик определяется типом поля.

Типы полей:

~  текстовый – для хранения текстовой информации с максимальной длиной до 255 символов;

~  числовой - для хранения числовых данных, используемых для проведения расчетов;

~  дата/время - для хранения информации о дате и времени;

~  денежный - числовые данные изображаемые совместно со знаком денежной единицы;

~  поле МЕМО - хранение комментариев (до 65 535 символов);

~  счетчик - специальное числовое поле, в котором автоматически присваивается порядковый номер каждой записи (значения поля обновить нельзя);

~  логический - может иметь одно из двух возможных значений (True/False);

~  поле объекта OLE - объект, связанный или внедренный в таблицу Access, предназначенный для хранения изображений;

гиперссылка - строка, состоящая из букв и цифр и представляющая собой адрес web-страниц.

 

 

Рис. 1.4.  Окно Конструктора базы данных

Основные свойства полей:

Свойство «Размер»  определяется типом поля. Для текстовых полей следует указать число символов самого длинного текста в поле. Для числовых возможны разные варианты (рис. 1.5), связанные с максимальной величиной значения в поле. Байт - целые числа от 0 до 255; целое - целые числа от -32768 до 32767; длинное целое - от  -2×109  до  2×109; с плавающей точкой – 4 байта - от -3,4×10³⁸ до 3,4×10³⁸ ;  с плавающей точкой – 8 байтов - от -1,8×10³⁰⁸ до 1,8×10³⁰⁸.

Свойство «Формат поля» задает представление данных на экране или печати. Приняты форматы вида:

~  основной;

~  денежный с использованием символа валюты;

~  фиксированный - два знака после запятой;

~  с разделителями разрядов - запятая в качестве разделителя тысяч;

~  процентный;

~  экспоненциальный - представление чисел с порядком, причем Е заменяет порядок, например, 1,7Е09 равносильно записи 1,7×109 .

Для примера на рис. 1.5 показано определение формата поля типа «Дата» при создании базы данных следующей структуры:

- Название журналов

- Тиражи

- Продажа экземпляров за месяц

- Дата проверки

- Продажа всего экземпляров

- Дата проверки тиража

- Цена

- Тип

 

 

Рис. 1.5.  Выбор размера поля для данных типа «Дата»

 

Следует помнить, что, выбрав любой формат, в дальнейшем данные необходимо вводить только в нем. При попытке ввода данных в другом формате появится сообщение об ошибке.

«Число десятичных знаков» задает точность подаваемой информации.

«Маска ввода» – используется для проверки соответствия шаблону вводимых данных.

«Подпись» – используется для хранения полного имени поля, если при создании таблицы имя поля было сокращено. Полный текст имени поля будет появляться в форме.

«Значение по умолчанию» – автоматически устанавливает значение для каждой новой записи.

«Условие на значение» – условие, которому должны удовлетворять вводимые значения.

«Сообщение об ошибке» – текст, который появится, если условие, введенное в предыдущем пункте, не будет выполнено.

«Обязательное поле» – ввод данных в поле не является обязательным, если в графе указано «нет».

«Индексированное поле» -  определяет индекс по полю, это средство, ускоряющее поиск и сортировку в таблице.  Индекс – внутренняя таблица, состоящая из двух столбцов: значения поля, по которому производится индексирование, и местоположение каждой записи таблицы.

После описания всех полей необходимо перейти в режим таблицы. Щелкнув по соответствующей кнопке (рис. 1.6), выбираем «Режим таблицы», при сохранении структуры таблицы (данные еще не вводились, определялось количество полей и их свойства) вводят ее название (имя).

В режиме Конструктора можно создать новую таблицу либо добавить, удалить или настроить поля существующей таблицы.

 

 

Рис. 1.6.  Переход из режима Конструктора в режим таблицы

 

Ввод данных в ячейки таблицы аналогичен обычному набору. Для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность ввода.

Вернуться назад