Для просмотра таблицы необходимо выполнить следующие действия:
1. Открыть базу данных.
2. Выбрать таблицу и щелкнуть по кнопке «Открыть».
Базу данных можно открыть в режиме конструктор для изменения структуры таблицы или в режиме таблицы – для изменения хранящихся в ней данных.
Первоначально таблицы выводятся на экран со стандартной высотой строк и столбцов. Если ширина недостаточна для одних полей и избыточна для других, ее можно изменять. Для этого выделить один или несколько столбцов и выполнить команду «Формат»/ «Ширина столбца». В появившемся окне (рис. 1.7) ввести ширину столбца или задать опцию «По ширине данных», которая устанавливает ширину столбца по длине самого длинного значения в столбце. «Стандартная ширина» устанавливается автоматически.
Рис. 1.7. Окно изменения ширины столбца
Изменять ширину столбца можно вручную. Для этого следует выбрать нужный столбец, подвести курсор к его правой границе (при этом форма курсора примет вид перекрестия ), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, плавно перемещать мышь в нужном направлении. Следуя за мышью, будет перемещаться и вертикальная линия – граница столбца. По достижении необходимой ширины кнопку мыши отпускают.
Изменение высоты строки происходит аналогично после выбора меню «Формат»/ «Высота строки».
Порядок следования столбцов совпадает с последовательностью определения полей в таблице. Для его изменения необходимо выделить столбец, щелкнув по его заголовку, и, не отпуская левой кнопки мыши, переместить курсор на новое место.
Для того, чтобы при прокрутке листа вправо левый крайний столбец отображался на экране необходимо выполнить его закрепление. Для этого:
1. выделить нужный столбец, щелкнув по имени его поля;
2. выполнить команду «Формат»/ «Закрепить столбцы».
При открытии таблицы на экране отображаются все столбцы таблицы. Некоторые из них при необходимости можно скрыть. Для этого следует выполнить команду «Формат»/ «Скрыть столбцы», предварительно выделив нужный столбец. Для отображения скрытых столбцов выполняется команда «Формат»/ «Отобразить столбцы». В открывшемся окне (рис. 1.8) отметить флажком те столбцы, которые необходимо вывести на экран.
Рис. 1.8. Выбор выводимых на экран столбцов
Всегда при работе с базой данных следует учитывать одну немаловажную особенность - редактирование в Access отличается от аналогичных операций в Word и Excel.
Вся база данных - это один большой документ, хранящийся на диске в виде mdb файла. Таблицы - самостоятельные документы, входящие в состав БД и хранящиеся в ее теле. Структура каждой таблицы - это документ и он имплантирован в общий файл. Запросы, формы, отчеты - все это документы, замаскированные в теле mdb-файла. Поэтому все, что мы делаем с любым из этих элементов, изменяет всю БД.
Все изменения в таблицах сохраняются автоматически, в режиме реального времени. Это означает, что пока мы работаем с таблицей, происходит ее непрерывное сохранение на диске. Как только окончен ввод данных в одну строку и нажата клавиша Enter для перехода к следующей, данные немедленно добавляются в базу и записываются на жесткий диск. Особенно хорошо это видно при сохранении базы на дискету, каждая запись сопровождается записыванием и это видно визуально.
Этот принцип обеспечивает надежность и безопасность базы данных.