Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

 Форма предоставляет возможности для:

–         ввода и просмотра информации базы данных;

–         изменения данных;

–         печати;

–         создания сообщений.

 Способы создания форм:

~  Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

~  Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);

~  Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

~  Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

~  Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

~  Автоформа: сводная таблица;

~  Автоформа: сводная диаграмма;

~  Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

~  Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel);

 Алгоритм создания форм следующий:

1. Открыть окно БД;
2. В окне БД выбрать вкладку Формы;
3. Щелкнуть на пиктограмме Создать, расположенной на панели инструментов окна БД;
4. В появившемся диалоговом окне «Новая форма» Выбрать способ создания формы и источник данных (см. рис. 3.1);

Щелкнуть на кнопке ОК.

Рис. 3.1. Выбор способа создания формы

Вызвать Мастер форм можно несколькими способами. Один из них – выбрать Мастер форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

Рис. 3.2. Создание формы с помощью Мастера (шаг 1)

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >> (рис. 3.3).

Между окнами находятся кнопки:

Рис. 3.3. Создание формы с помощью Мастера (шаг 2)

Например, выберем источник – таблицу Студенты и все ее поля, а затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее.

Рис. 3.4. Создание формы с помощью Мастера (шаг 3)

В этом окне надо выбрать внешний вид формы, например в один столбец и щелкнуть Далее.

Рис. 3.5. Создание формы с помощью Мастера (шаг 4)

После выбора стиля формы (например, официальный), требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя формы и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты (рис. 3.6).

Рис. 3.6. Создание формы с помощью Мастера (шаг 5)

Создание формы с помощью Конструктора

Для создания формы Студенты необходимо выполнить следующие действия:

1. Запустить программу Microsoft Access и открыть БД

2. В окне БД выбрать вкладку Формы. Выполнить щелчок по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новая форма. В этом окне необходимо выбрать из списка пункт Конструктор. Затем в списке "Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос" выбрать имя таблицы (например, Студент). Выполнить щелчок по кнопке ОК. На экране появится окно Форма 1 (рис. 3.7).

Рис. 3.7. Окно Форма 1 Конструктора

3. Если на экране отсутствует список полей выбранной для построения формы таблицы, выбрать пункт меню Вид / Список полей.

4. Поля из списка переместить на форму (по одному или предварительно выделив с использованием клавиши Shift и мыши, для выделения всех полей выполнить двойной щелчок мышью на заголовке окна Список полей)

5. Разместить поля на форме в нужных местах по разработанному образцу

6. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

~  Выделить объект (поле с именем) щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

~  Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде ладони позволяет перемещать объект вместе с привязанным к нему именем, в виде ладони с вытянутым указательным пальцем - перемещает один объект.

~  Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

~  Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью. В открывшемся диалоговом окне Надпись выбрать вкладку Макет и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

~  Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

~  Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или выбрать команду Правка / Удалить.

7. Сохранить форму, выбрав из меню Файл команду Сохранить как, и в открывшемся окне выбрать режим сохранения «в текущей базе данных», затем щелчок по кнопке ОК.

8. Просмотреть форму в режиме Конструктора, выполнив щелчок по кнопке Открыть (рис. 3.8).

Рис. 3.8. Просмотр формы в режиме Конструктора

9. Если вид формы не удовлетворяет, открыть форму в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить форму Файл — Сохранить или выполнить щелчок по пиктограмме Сохранить.

Вернуться назад